○かすみがうら市農業委員会文書管理規程

平成17年4月15日

農業委員会訓令第1号

(趣旨)

第1条 この訓令は、法令その他に定めるもののほか、かすみがうら市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。

(文書の非公開)

第3条 文書は、特に定めるものを除き、その文書に係る案件に関係ある職員以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、職務の執行等に関し事務局長(以下「局長」という。)の許可を受けたときは、この限りでない。この際貸出しについては、貸出簿に記載し所在を明確にするものとする。

(職員)

第4条 局長は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に務めなければならない。

2 係長は、局長の命を受け、その担当における文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。

(文書主任)

第5条 委員会に文書主任を置く。

2 文書主任は、会長の承認を得て局長の指定する事務局職員をもってこれに充てる。

3 局長は、必要と認めるときは、文書主任の補助者を置くことができる。

(文書主任の職務)

第6条 文書主任は、局長の命を受け次の各号に掲げる事務を掌理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の処理促進に関すること。

(4) 文書の編さん及び成冊についての審査、指導に関すること。

(5) 文書の保存引継ぎに関すること。

(6) その他文書の処理に関すること。

(収受)

第7条 到着した文書は、すべて文書主任において収発簿に記載し、収受印を押し番号を記入した上、局長の供覧を受けて、担当に配布する。ただし、軽易なものについては、収発簿への登載を省略することができる。

(処理)

第8条 文書はすべて、関係者の合議を求め、かすみがうら市農業委員会事務局組織規則(平成17年かすみがうら市農業委員会規則第3号)第6条に規定する専決事項に従い決裁を受けるものとする。

(決裁文書の処理)

第9条 決裁文書は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は、令達簿、文書整理簿又は文書発送簿にそれぞれ所要事項を記入するものとする。

(2) 文書は、主務者が浄書する。

(3) 文書主任は、浄書した文書について決裁文書と処理案を校合し、当該案文と相違ないことを検閲する。

(4) 主務者は、検閲を受けた文書に公印を押し、発送するものとする。ただし、印刷した同文の通知書又は照会文書等は、公印を省略することができる。

(5) 案件処理後は、担当において常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書編さん)

第10条 決裁文書で所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は担当ごとに区分し文書主任の審査、指導の下に編さん成冊するものとする。

2 完結文書は、業務分野及び事案ごとに編さんする。

3 成冊する場合は、表紙及び背表紙を付け、文書の種別等を明らかにしなければならない。

(文書の保存区分)

第11条 完結文書は、次の区分より保存しなければならない。

(1) 第1種 永年保存の必要のあるもの

(2) 第2種 10年保存の必要があるもの

(3) 第3種 5年保存の必要があるもの

(4) 第4種 1年、2年又は3年保存の必要があるもの

2 前項に規定する保存期間は、文書の完結の日の属する年の翌年の4月1日から起算する。

3 文書の種別及び保存期限は、別表に定めるところによる。

(保管の方法)

第12条 編さんを終えた文書、簿冊は文書保存台帳に登載し、事案に従い所定の箇所に収納しておくものとする。

(文書の廃棄)

第13条 保存期限の満了した文書は、文書主任において廃棄目録をつくり廃棄の手続をするものとする。

附 則

この訓令は、平成17年4月15日から施行する。

附 則(平成19年2月27日農委訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日農委訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第11条関係)

第1種(永年)

第2種(10年)

第3種(5年)

第4種(1.2.3年)

1 農地法通達文書綴

2 農地法関係文書綴

3 国有農地関係綴

4 買収・売渡関係綴

5 登記関係綴

6 開拓地関係綴

7 未墾地関係綴

8 土地区画整理事業関係綴

9 訴訟関係綴

10 和解仲介関係綴

11 行政不服審査関係綴

12 相続税納税猶予関係綴

13 相続税納税猶予証明書綴

14 換地図

15 交換分合計画書綴

16 換地説明書

17 総会議事録

18 告示簿綴

19 委員関係綴

20 歴代農業委員任期一覧

21 表彰関係綴

22 人事関係綴

23 資金関係綴

24 公印台帳

1 農地法施行規則関係綴

2 農業者年金進達承認関係綴

3 離農給付金関係綴

4 許可指令書綴

5 非農地証明関係綴

1 農用地利用増進申出書綴

2 農地法許可申請書綴

3 農地法転用届出書綴

4 農地移動実態調査関係綴

5 農地競売適格証明願書綴

6 取消・取下・訂正願等綴

7 農業用施設届出書綴

8 農業者年金関係文書綴

9 田畑売買価格調査関係綴

10 各種統計報告書

11 農地転用事実に関する綴

12 農地転用違反関係綴

13 農地法関係文書綴

14 証明関係綴

15 農地の移動状況調査綴

16 農地改良届綴

17 農地あっせん関係綴

18 国有農地報告書綴

19 農地転用許可後の状況調査

20 標準小作料関係綴

21 農政関係文書綴

22 建議要望関係綴

23 農地流動化関係綴

24 補助事業関係綴

25 農業委員会実態調査関係綴

26 農業年金者認定承認関係綴

27 農業後継者媒酌人褒賞関係綴

28 合意解約通知書綴

1 農家台帳調査書綴

2 県農業会議往復文書綴

3 広報発行関係綴

4 農政諸調査関係綴

5 農業青色申告指導資料綴

6 時間外勤務命令簿

7 農業委員報酬台帳

8 伺い文書

9 職員研修関係綴

10 農業後継者関係綴

11 農業関係報告書綴

12 農業団体関係綴

かすみがうら市農業委員会文書管理規程

平成17年4月15日 農業委員会訓令第1号

(平成28年4月1日施行)