○かすみがうら市戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程

平成17年3月28日

訓令第9号

(趣旨)

第1条 この訓令は、戸籍事務の電子情報処理組織の適切な管理及び運営の確保に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末(プログラムを含む。)をいう。

(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の媒体にて情報(データ)を記録されたものをいう。

(3) ドキュメント オペレーション手順書、操作説明書等をいう。

(保護管理者の設置)

第3条 電子情報処理組織及びファイルを的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。

2 保護管理者は、業務主管課長である市民課長とする。

(電子情報処理組織の管理運営)

第4条 保護管理者は、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) 火災等の災害及び盗難等の事故

(2) 電子情報処理組織の運営に伴う個人情報の保護

2 電子情報処理組織の操作は、原則として保護管理者が定めた職員(以下「戸籍担当職員」とする。)でなければならない。

3 電子情報処理組織の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、ファイルの内容を業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(ファイルの管理運営)

第5条 保護管理者は、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) ファイルの受払い及び保管に関する記録

(2) ファイルの保管場所及び保管設備等の指定

(3) ファイルの廃棄方法及び時期

(入出力帳票の管理運営)

第6条 保護管理者は、入出力帳票の受払い及び保管に関する事項を記録し、これを保管しなければならない。

2 入出力帳票の事後処理は、戸籍担当職員が行うものとする。

3 不要となった入出力帳票は、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第7条 保護管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(パスワードの設定)

第8条 保護管理者は、電子情報処理組織の操作に際して戸籍担当職員に対し、処理権限として個別のパスワードを設定・管理するものとする。

2 パスワードは、1年間を限度として変更し、前項指定の設定パスワードは解除し、使用できないものとする。

3 保護管理者及び戸籍担当職員は、パスワードを第三者に漏らしてはならない。

(運転時間)

第9条 電子情報処理組織の運転時間は、原則としてかすみがうら市職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成17年かすみがうら市条例第36号)に規定する勤務時間内とする。

2 前項の規定にかかわらず勤務時間外に運転する必要が生じた場合は、保護管理者と協議の上、その承認を得なければならない。

(電子情報処理組織の点検)

第10条 保護管理者は、定期又は随時電子情報処理組織の異常の有無を点検しなければならない。

2 保護管理者は、前項の点検事務を委託することができる。

3 電子情報処理組織の点検についての記録として、点検簿を調整しなければならない。

(秘密保持)

第11条 電子情報処理組織を取り扱う職員は、秘密保持に努めなければならない。

(指導研修)

第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。

(操作教育)

第13条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

附 則

この訓令は、平成17年3月28日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第17号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第23号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

かすみがうら市戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程

平成17年3月28日 訓令第9号

(平成21年4月1日施行)