○かすみがうら市文書事務規程

平成18年2月3日

訓令第2号

かすみがうら市文書事務規程(平成17年かすみがうら市訓令第5号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第14条)

第2章 文書及び物品の受領、配付(第15条―第19条)

第3章 文書の処理(第20条・第21条)

第4章 文書の起案(第22条―第31条)

第5章 文書の施行(第32条―第39条)

第6章 電子メールの利用に関する特例(第40条―第44条)

第7章 文書の整理、保管及び保存(第45条―第56条)

第8章 補則(第57条)

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、文書事務の処理に関し必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理と効率的な文書事務処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 事務所長 条例第6条に規定する所の長をいう。

(4) 施設長 規則第5条に規定する課に設置するセンターの長、規則第9条に規定する出張所の長及び規則第11条に規定する公の施設等の長をいう。ただし、水族館及び富士見塚古墳公園を除く。

(5) 文書 事務を処理するために管理する書類、帳票、図面、資料及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(6) 普通文書 親展文書、書留文書、特別文書及び電報以外の文書をいう。

(7) 特別文書 特別送達による文書及び訴訟又は不服申立てに関する文書その他人事などに関する文書で特別の取扱を要する文書をいう。

(8) 現金等の添付してある文書 現金又は金券若しくは有価証券の添付してある文書をいう。

(9) 記録媒体 第5号で規定する電磁的記録であって、市が組織的に用いるものとして保有しているもののうち、市が保有する電子計算機その他機器を用いて記録したものをいう。

(10) 起案 事案を処理するために、文書によりその方針、具体的内容等の案を起こすことをいう。

(11) 供覧 その文書について、直接起案する必要はなく、要旨又は概要を示して関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(12) 原議 決裁の終了した起案文書をいう。

(13) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため、決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(14) 合議 決裁に先立ち、当該事案に関連する事務を所掌する部課の意見又は同意を求める必要がある場合において、起案文書又はその写しを当該部課に回付することをいう。

(15) 保管 活用の頻度の高い文書を各課が管理することをいう。

(16) 保存 事案の処理が完結した文書を、総務部総務課長が引き継いで管理することをいう。

(17) 移替え 現年(度)文書を過年(度)文書の収納場所に移し替えることをいう。

(18) 置替え 保存を必要とする文書を書庫へ置き替えることをいう。

(19) 引継ぎ 保管してある文書を保存箱へ収納し、総務部総務課長に引き継ぐことをいう。

(20) 常用文書 事務処理上常に活用する文書で、移替え及び置換えを行わず、課及び施設(以下「課等」という。)で保管する文書をいう。

(21) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じ即時に利用できるよう系統的に分類、整理、保管及び保存を行い、不要文書として廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。

(22) ファイル基準表 文書の分類、整理、保管、保存及び廃棄を組織的に行うため、課等の保管文書について、ファイル配列並びに移替え、置換え及び廃棄の時期を定めた表をいう。

(文書事務処理の原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務を能率的に処理するとともに、その経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。

2 秘密に属する文書は、特に注意を払って取り扱い、他の者の目に触れる場所に放置してはならない。

3 課長及び施設長(以下「課長等」という。)は、立案事由が生じたときは、遅滞なく立案させるとともに、回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし、いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第4条 文書の作成にあたっては、日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。

2 文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令等の規定により用紙を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの

(4) その他総務部総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(総務部総務課長の職務)

第5条 総務部総務課長は、文書その他これに付随する物品の収受及び発送並びに浄書、印刷、文書の保存及び廃棄の事務を管理する。

2 総務部総務課長は、全庁的な文書管理制度の円滑な運用及びその改善を図るとともに職員の文書作成その他の文書事務処理能力の向上に努めなければならない。

(課長等の職務)

第6条 課長等は、常にその課における文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

2 前項の規定により、課長等が行う職務は次のとおりとする。

(1) 課等における文書の収受に関すること。

(2) 文書の適正な保管及び廃棄その他ファイリングシステムの維持に関すること。

(3) 文書処理方針の指示に関すること。

(4) 文書の作成その他文書事務の指示に関すること。

(5) 課等で発生した文書の審査に関すること。

(6) 非常持ち出しを要する文書の指定に関すること。

(文書取扱主任及び文書取扱担当者)

第7条 課等に文書取扱主任を置き、当該課の課長補佐又は係長をもってこれに充てる。

2 文書取扱主任の補助職員として各担当に文書取扱担当者を1人置くものとし、課長等がこれを選任する。

3 課長等は、文書取扱担当者を選任したときは、文書取扱主任及び文書取扱担当者選任通知書(様式第1号)により遅滞なく、総務課長に報告しなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱担当者の職務)

第8条 文書取扱主任は、課長等の命を受け、課等における次の各号に掲げる事務を掌理する。

(1) 文書の受領、配付、収受及び発送に関すること。

(2) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の処理の促進に関すること。

(5) 文書の整理、保管、移替え、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。

(7) その他文書の取扱いについて必要なこと。

2 文書取扱担当者は、課長等又は文書取扱主任の指示を受け、懸案文書の取扱の指導及び完結文書の取扱いの指導並びに文書の保管及び文書の保存に係る引継ぎの事務にあたるとともに、次に掲げる職務を行う。

(1) 収受文書の取扱に関すること。

(2) 文書の分類、整理及び保存期間の記入等ファイリングに関すること。

(3) ロッカー等における文書配列の維持に関すること。

(4) 文書量の削減その他保管文書の整理に関すること。

(文書取扱主任等会議等)

第9条 文書事務担当課長は、文書事務の連絡を図るため必要があるときは、文書取扱主任等会議を招集することができる。

(文書の種類)

第10条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの

3 令達文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 訓令 法第154条の規定に基づき、権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対し命令するもので公示するもの

(2) 指令 特定の団体又は個人に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示若しくは命令するもの

(3) 訓 法第154条の規定に基づき、所属の機関又は職員に対し命令するもので公示しないもの

4 公示文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 告示 行政処分又は重要な事項の内容若しくは結果を広く一般に公示するものをいう。

(2) 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に周知させるために公示するものをいう。

5 一般文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司から所属職員に対し、法令の解釈、運用の方針、職務運営上の細目的事項を指示し、若しくは命令するもの

(2) 依命通達 本来、行政機関が自己の名で発すべき通達を、その補助機関がその行政機関から命を受けた特定事項について、自己の名で発するもの

(3) 上申 上司又は上級官庁に対して、意見又は事実を述べるもの

(4) 内申 上申のうち機密に属するもので、主として内部の人事関係事項について述べるもの

(5) 副申 進達する文書に経由機関が意見を添えるもの

(6) 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの

(7) 願 比較的軽易な行為を請求するもの

(8) 届 一定の事項を届け出るもの

(9) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は市が提出すべき申請書類等を上級官庁に差し出すもの

(10) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(11) 協議 特定の相手方に対し、一定の事項を打ち合わせ、又は相談し、相手方の同意を求めるもの

(12) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(13) 回答 照会、依頼又は協議について返答するもの

(14) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(15) 答申 諮問を受けた機関がその諮問を受けた事項について意見を述べるもの

(16) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(17) 証明 特定の者からの願いに対し、特定の事実又は法律関係の存在を公に証するもの

(18) 契約 申込みと承諾との意思表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取り交わすもの

(19) 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定の事項を依頼するもの

(20) 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

(21) 議案 議会において議決すべき事件について、議会の議決を経るために議会に提出するもの

(22) 請願 損害の救済、公務員の罷免、法令又は規制の制定改廃その他の事項に関して公の機関に対し希望を述べるもの

(23) 陳情 公の機関に対して、特定の事項についてその実情を述べ、適当な措置を要望するもの

(24) その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、訴願書等の争訟関係文書その他意見書、覚書、表彰状、感謝状、申込書、見積書、請求書、受領書等の類で前各号以外のもの

(文書処理年度)

第11条 文書の処理は、原則として会計年度により処理する。

(文書の取扱いに必要な帳票等)

第12条 総務部総務課及び各課等に備えるべき文書の取扱に必要な帳票及びその管理は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 総務部総務課に備える帳票は、次のとおりとする。

 条例原簿(様式第2号)

 規則原簿(様式第3号)

 告示原簿(様式第4号)

 公告原簿(様式第5号)

 訓令原簿(様式第6号)

 指令番号簿(様式第7号)

 訓番号簿(様式第8号)

 諮問番号簿(様式第9号)

 電報受付配付簿(様式第10号)

 電報訳文用紙(様式第11号)

 親展書留文書(現金書留)受付配付簿(様式第12号)

 現金等受付配付簿(様式第13号)

 物品受付配付簿(様式第14号)

(2) 各課等に備える帳票は、次のとおりとし、文書取扱主任が管理する。

 文書収受簿(様式第15号)

 文書発送簿(様式第16号)

 文書経由簿(様式第17号)

(文書の記号及び番号)

第13条 文書は、次の各号に定めるところにより記号、番号及び年月日を付して処理しなければならない。

(1) 条例規則、告示、公告及び訓令については、前条に規定する原簿に一連の番号を付して総務部総務課長が処理するものとし、番号の前に市名及び法規文書、令達文書、公示文書の区分を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(2) 指令、訓及び諮問については、前条に規定する番号簿に一連の番号を付して総務部総務課長が処理するものとし、番号の前に「か」の文字、別表第1による課を表示する記号及び令達文書等の区分を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(3) 一般文書を施行する場合で、当該文書に文書記号を付して施行する必要がある文書については、前条に規定する文書発送簿に必要事項を登録して処理するものとし、その番号は、毎年1月1日をもって更新し、その登録番号をもって当該文書番号とし、その前に「か」の文字及び前号の例による課を表示する記号を付するものとする。ただし、軽易な文書及び定例的な文書は、これを省略することができる。

2 前項に掲げる登録番号に用いる数字は、すべてアラビア数字を用いるものとする。

3 公文の用例は、別表第2のとおりとする。

(文書の施行者名)

第14条 法規文書、令達文書、公示文書は、市長名をもって施行するものとする。

2 一般文書の発信者名は市長とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができるとともに、職名のみを用い氏名を省略することができる。

(1) 副市長名をもって施行するもの

 副市町村長に発するもの

 事務の委任に関する規則等による委任事務に係るもの

 その他副市長をもって施行することが適当であるもの

(2) 部長名をもって施行するもの

 市町村の部長に発するもの

(3) 市役所名、部課名等をもって施行するもの

当該課等において発する前2号以外のもので、市役所名、部課名等をもって施行することが適当と認められるもの

3 文書のあて先は、原則として、受信者に職名のあるものについては、その職名のみを用い氏名を省略することができる。

第2章 文書及び物品の受領、配付

(文書等の受付)

第15条 到達した文書及び物品は、総務部総務課長が受付し確認するものとする。

2 前項の文書及び物品中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公署名又は官公吏の記名のあるものその他総務部総務課長が必要と認めるものに限り、当該未納又は不足の料金を支払って受付するものとする。

(各課等で直接受け取った文書の処理)

第16条 各課等で直接受け取った文書及び物品は、当該課等の長が受付するものとする。

(勤務時間外の文書等の受付の手続)

第17条 勤務時間外(かすみがうら市の休日を定める条例(平成17年かすみがうら市条例第2号)に規定する日。以下同じ。)に到達した文書及び物品の受付業務は、かすみがうら市役所の位置を定める条例(平成17年かすみがうら市条例第1号)第2条に規定する日宿直員(以下「当直員」という。)が行う。

2 当直員は受領した文書及び物品は、すべて総務部総務課長に引き継がなければならない。

(文書等の配付)

第18条 総務部総務課長は、受付並びに当直員から引き継いだ文書及び物品は、開封せずに主務課へ配付するものとし、主務課が不明確な場合はこれを開封により確認し主務課へ配付する。ただし、次の各号のものは当該各号に掲げる簿冊により主務課の受領印を徴して配付するものとする。

2 前項に規定する文書の配付は、総務課並びに情報広報課及び消防総務課付けの文書区分箱により配付することを原則とする。ただし、次の各号のものは当該各号に掲げる簿冊により主務課の受領印を徴して配付するものとする。

(1) 電報

電報受付配付簿(必要に応じ電報訳文用紙により訳文すること。)

(2) 親展文書

親展文書受付配付簿

(3) 現金書留

現金書留受付配付簿

(4) 親展文書以外の書留、内容証明及び配達証明による文書

書留文書受付配付簿

(5) 文書に添付されている現金

現金等受付配付簿

(6) 物品

物品受付配付簿

3 訴訟関係文書、審査請求等到着日が権利の得喪に関係のある文書は、前号に準じて取り扱うほか、到着時刻を併記する。

4 2以上の課等に関連する文書は、最も関係すると認められる課等に配付するものとする。この場合において、その文書を配付する課等を判定し難いときは、総務課長等と協議して定めるものとする。

5 主務課長は、1日1回以上、前項に規定する文書区分箱から文書を収受しなければならない。

(配付文書等の転送又は返付)

第19条 文書取扱主任は、総務課から配付された文書及び直接受領した文書のうち、当該課等の所管に属さないと認められる文書があるときは、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 主管の課等が明らかな文書(特別文書を除く。)は、直ちに当該主管の課等に転送すること。

(2) 特別文書及び主管の課等が明らかでない文書は、直ちに総務部総務課に返付すること。

第3章 文書の処理

(文書の収受)

第20条 各課等の長は、総務部総務課長から文書の配付を受けたとき及び当該課長等が文書を直接受付したときは、当該文書の内容を確認し、文書取扱主任に交付する。

2 文書の交付を受けた文書取扱主任は、次の各号に掲げることにより、当該文書を処理しなければならない。

(1) 文書は直ちに開封し、当該文書の余白欄に受付の日をもって収受印(ひな形第1号)(経由する文書にあっては、経由日付印(ひな形第2号))を押印するものとする。

(2) 新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないと認められる文書は、前号の手続を省略することができる。内容等により収受印を省略しても支障がないと各課長等が認めるものも同様とする。

(3) 第1項により収受印を押印した文書については、文書収受簿に登録し、一連の番号を付し、必要事項を記載するとともに、当該番号は毎年1月1日をもって更新する。ただし、次の各号についてはこれを省略することができる。

(ア) 別に定められた台帳等に登録することにより、その処理のてん末が明らかとなる文書

(イ) 文書収受簿への登録を省略しても、その処理のてん末が明らかになると認められる文書

(4) 親展文書は、開封しないで封筒の余白に収受印を押すとともに、文書収受簿に必要事項を記載するものとする。

(5) 収受した文書のうち、収受の日が権利の得喪に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。

3 前項により収受印を押印する文書で、送付元より同一の文書が2部提出され、内1部を送付元へ控えとして返送する場合においては、受付印(ひな形第3号)を押印し返送するものとする。

(収受文書の処理)

第21条 文書取扱主任は、前条の処理を終了した文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、直ちに供覧に供するものとする。

(1) 重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの

(2) 上級官庁からの通達又は訓令等で重要であると認められるもの

(3) 事務の性質により、その処理に長期の日時を要すると認められるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、特に上司の閲覧が必要であると認められるもの

第4章 文書の起案

(文書による事案の決定)

第22条 文書による事案の決定は、起案用紙(様式第18号)により立案し、合議し決裁を受けることによって行う。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な回答等の立案は、当該照会文書等の余白に朱書きする等起案用紙によらないことができる。

(報告・連絡書)

第23条 上司の指示若しくは命令又は会議、電話、来訪等により生じた事案に関し、報告、連絡等を要するものについては、別に定める場合を除き、報告・連絡書(様式第19号)により速やかに処置するものとする。

(立案)

第24条 立案は、常用漢字及び現代仮名遣い並びに送り仮名の付け方によるものとし、明りょうな字体による簡明な文体とするよう努めなければならない。

2 起案用紙による立案にあっては、その様式に従い、かすみがうら市事務決裁規程(平成17年かすみがうら市訓令第4号。以下「事務決裁規程」という。)の規定による決裁区分その他発送等に必要な事項を記入しなければならない。

3 前項の規定によりその様式に従って記入するもののほか、立案文書について記載し、又は措置しなければならないものは次のとおりとする。

(1) 収受した文書に係る発送文又は既に発送した文書と同一事件に係る発送文の題名は、原則として、収受した文書又は既に発送した文書の題名と同一とすること。

(2) 立案の理由、立案までの経過、関係法令の条項を付記し、関係書類を添付すること。ただし、軽易なもの又は定例に属するものは、これを省略することができる。

(3) 立案に係る事案が重要、異例、秘密又は例規となるものである等その処理に特別の配慮を必要とするものは、その旨を立案文書に記載すること。

(4) 立案の内容が発送を目的とするときは、そのあて先の所在地又は住所を記載すること。この場合において、文書のあて先と封筒のあて先を異にするときは、封筒のあて先及びその所在地又は住所を朱書により併記すること。ただし、これらのあて先が各省庁である場合等その所在地等の明らかなもの又は立案の内容として記載されている場合は、この限りでない。

(5) 立案の内容が発送文であって添付書類が付されているものについては、当該書類の上部に「添付書類」(2案以上からなる立案文書については「第何案添付書類」とする。)と記載した符せんをはり付けること。

(6) 1案で、2以上のあて先のある発送文書については、当該あて先の次に「(各通)」又は「(連記)」と記載すること。

(7) 電文の立案は、その立案及びあて先にフリガナを付けること。

(8) 立案に係る事案が急を要するものについては、当該立案文書の上部に至急の印を押すこと。

(起案文書の回議)

第25条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 起案文書の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けなければならない。

(2) 回議を受けた上司(事務決裁規程に規定する決裁権者(以下「決裁者」という。)を除く。)が、起案内容に異議があるときは、回議すべき職員間において協議し意思決定をした上で、再度回議に付すものとする。

(3) 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

(起案文書の合議)

第26条 起案文書の回議において、法令等に定めがあるものを除き、他の課等及び他の部と関係のあるものについては、次の各号により合議しなければならない。

(1) 同一の部で他の課等に関係のあるものは、主務課長の決裁を受けてから、関係課長等の合議を経て主務部長の決裁を受けること。

(2) 他の部に関係のあるものは、主務課長及び主務部長の決裁を受けてから、他の部の関係課長等及び関係部長の合議を経るものとする。

(合議文書の取扱い)

第27条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し直ちに回議しなければならない。

2 合議を受けた事項について異議があるときは、主務部長又は主務課長と協議するものとし、協議が整わないときは、その内容を添付して回議するものとする。

3 合議を経た起案文書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

(起案文書の審査)

第28条 起案文書は、次の各号に掲げる事項について、文書取扱主任の審査を受けなければならない。

(1) 起案文書の決裁区分及び合議先に関すること。

(2) 起案用紙に定められた記載事項の表示に関すること。

(3) 起案文書の文章及び用字用語に関すること。

(決裁)

第29条 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第30条 事務決裁規程第8条から10条までの規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。

(決裁日の記載)

第31条 起案文書には、決裁者において決裁の年月日を記載するものとする。

第5章 文書の施行

(文書の施行)

第32条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続きをとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮をうけるものとする。

(浄書)

第33条 決裁済の文書で浄書を必要とするものについては、総務部総務課において浄書する。ただし、総務部総務課において浄書する時間的余裕がないとき又は総務部総務課長が主務課において浄書することが適当と認めたものは、この限りでない。

2 総務部総務課に浄書を依頼する場合は、原稿に浄書依頼票を添え、文書取扱主任を経て総務部総務課長に回付しなければならない。

(印刷)

第34条 浄書した文書又は帳票等で印刷を必要とするものは、総務部総務課において印刷する。ただし、総務部総務課長が緊急その他特別の理由により総務部総務課において印刷し難いと認めたものは、主務課において外部に発注して印刷することができる。

(審査)

第35条 総務部総務課長は、浄書又は印刷を必要とする文書等の回付を受けたときは、用字、用語、文体等について審査し、訂正する必要があると思われる箇所がある場合は、訂正する。この場合において、訂正した結果文意が変わる場合は、主管課と協議しなければならない。

(文書の登録)

第36条 次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより登録しなければならない。

(1) 法規文書、令達文書(諮問及び指令を除く。)及び公示文書 総務部総務課において原簿に登録する。

(2) 指令及び諮問 総務部総務課において指令番号簿及び諮問番号簿に登録する。

(3) 一般文書(軽易であるものその他登録を要しないと認められるものを除く。) 主務課において文書発送簿に登録する。

(公印及び契印の押印)

第37条 施行する文書には、かすみがうら市公印規則(平成17年かすみがうら市規則第11号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、押印を省略することができる。

(1) 市の組織内に発する文書

(2) 書簡文

(3) 法令等の規定により押印する必要のない文書及び押印を省略することが認められている文書

(4) 通知及び照会等で同じ内容の文書を多数のものに発する文書

(5) 押印を省略することができると市長が認めた文書

(6) その他軽易な文書

2 施行する文書のうち特に重要な文書及び権利の得喪に関係する文書については、契印を押印しなければならない。

3 許可書、認可書又は契約書等の権利の得喪に関係する文書で、当該文書が2枚以上の文書となる場合は、その綴じ目又はつづり目に押印しなければならない。

(文書の発送)

第38条 文書の発送は、郵送若しくは運送便又は使送によるものとし、総務部総務課において行う。ただし、総務部総務課長が特別の事由があると認めるものについては、主務の課等において文書を発送することができる。

2 郵送により発送する文書は、原則として料金後納とする。ただし、これにより難いときは、料金別納、郵便切手若しくは郵便葉書又は総務部総務課長の指定した方法とする。

3 前項ただし書の規定により、郵便切手又は郵便葉書を使用する場合において課長等は、郵便切手及び郵便葉書の受払い状況を郵便切手・はがき受払簿(様式第20号)により、明確にしておかなければならない。

4 発送する文書は、すべて主管の課等において封又は包装をし、次の各号に掲げる区分に従い、処理しなければならない。

(1) 郵送及び運送便により発送する文書は、午後3時までに総務部総務課へ提出しなければならない。

(2) 使送により発送する文書は、総務部総務課と協議し、決められた日時までに提出しなければならない。

5 総務部総務課が文書の発送を終わったときは、その原議書に発送印(ひな形第4号)を押して主務課に返付するものとする。

(勤務時間外の発送の手続)

第39条 勤務時間外に文書又は物品を発送することが予想されるときは、その理由を告げてあらかじめ総務部総務課長の承認を受けなければならない。

2 勤務時間外に発送する文書は、原議書とともに当直員に差し出さなければならない。

第6章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第40条 文書事務取扱いに関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務部総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第41条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第37条第1項の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第42条 前条の施行文書の相手方は、かすみがうら市の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第43条 電子メールを利用する施行文書は、総務部総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第44条 電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち主務課長が文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 主務課長は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

第7章 文書の整理、保管及び保存

(文書整理の原則)

第45条 文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存するものとする。

(文書の保管単位)

第46条 文書の保管単位は課等とする。ただし、総務部総務課長が他の保管単位とすることが適当と認めるときは、この限りでない。

(文書の保管用具等)

第47条 文書の整理及び保管にあっては、原則として各課設置の書棚及びファイリングシステム用文具を使用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、各課等設置の書棚に収納することが不適当な文書については、総務部総務課長と協議の上、その他の保管庫、書庫等に収納することができる。この場合において、各課等設置の書棚等の所定の位置に、当該文書等の名称、収納場所を表示する所在カード(様式第21号)を保管しておかなければならない。

3 収納は、保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。ただし、執務室の状況等によりやむを得ない事由があると総務部総務課長が認めるときは、この限りでない。

(文書の整理及び保存)

第48条 文書は、公の記録であって職員個々の所有に係るものでないことを自覚し、次の各号により整理保存しなければならない。

(1) 文書は暦年別又は年度別に、種別ごとに分類し編纂するものとする。ただし、単年度ごとにファイルを分けることが困難なときは、継続とすることができる。

(2) 編纂したファイルは、種別ごとに分類し、所定の場所に保存しなければならない。

(3) 文書編纂に使用するファイルは別に定める。

(電磁的記録の保管)

第49条 課長等は、電磁的記録の保管にあたっては次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 職員が常時使用できるように、所定の場所に保管するものとし、関係者以外の者の目に触れる場所に放置してはならない。

(2) 記録媒体に文書を記録できるのは課長等及び課長補佐(規則第5条に規定する課の課長補佐及び同条に規定する課に設置する室の長をいう。)のみとし、記録したときは、記録媒体データ書込管理台帳(様式第26号)に記載し、当該記録媒体に、使用課名及び整理番号をラベル(様式第22号)又はこれに変わる方法で表示しなければならない。

(3) 前号に規定する記録媒体は、記録媒体台帳(様式第23号)に登録しなければならない。

(4) 記録媒体は、庁舎等以外の場所に持ち出してはならない。ただし、職務を遂行するために使用する場合において、課長等の承認を受けたときは、この限りではない。

(5) 第3号に規定する記録媒体を庁舎等以外の場所に持ち出す場合は、記録媒体持ち出し台帳(様式第24号)に記録しなければならない。

(ファイル基準表の作成等)

第50条 課長等は、ファイリングシステムによる系統的な文書管理をするために、ファイル基準表(様式第25号)を作成しなければならない。

2 ファイル基準表の作成は、原則として現年度の文書を移し替えるときに作成し、当該文書の引継ぎ又は総務部総務課長の確認が完了したときに、確定させるものとする。

3 課長等は、文書の引継ぎにあたりファイル基準表を総務部総務課長に提出しなければならない。

(保存年限)

第51条 文書の保存年限は、別表第3により前条のファイルごとに主務課長が定める。ただし、必要がある場合は総務部総務課長又は関係部署の長と協議するものとする。

2 別表第3に定めるもののほか、他の法令に定めのあるものはその法令によるものとする。

3 保存年限は、暦年によるものは翌年の1月1日、年度によるものは翌年度4月1日からこれを起算する。

(文書の引継ぎ)

第52条 第48条により編纂されたファイルで、保存年限が3年以上のものは、その序列に従い保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び担当課整理番号を記入し、翌年度の3月末日までに総務部総務課に引き継がなければならない。

2 前項により引継ぎを受けたファイルは、総務部総務課において取りまとめ、保存年限の適否につき審査しなければならない。

3 前項による審査の結果、不適当なものがあるときは、主務課に対し、修正を求めることができる。

4 総務部総務課長は、第1項の引継ぎを行うときは文書取扱主任の立会の下でファイル基準表と照合し、原則としてファイルごと保存期間区分別の保存箱に入れ替え、ファイル基準表の保存箱整理番号の欄に当該入れ替えた保存箱の番号を記入するものとする。

5 総務部総務課長は、引き継いだ保存箱を保存期間ごとに整理し、書庫等へ置き換えるものとする。

6 前項の規定にかかわらず庁舎外の課等の保存文書は、総務部総務課長と協議のうえ庁舎外の所定の場所に保存するものとする。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱主任の立会のもと総務部総務課長の確認を受けた後、当該課等の課長等が行うものとする。

7 主務課で保存する必要がある文書は、総務部総務課長と協議のうえ当該主務課等において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱主任の立会のもと総務部総務課長の確認を受けた後、当該課等の課長等が行うものとする。

(保管文書の廃棄)

第53条 課長等は、課等で保管している文書を随時調査し、保管の必要がないと認められる文書を廃棄するものとする。

2 記録媒体が使用に耐えられなくなったときは、当該電磁的記録を消去し、かつ、当該記録媒体を裁断その他確実な方法により廃棄しなければならない。

(保存文書の借覧)

第54条 保存文書の借覧は、総務部総務課の許可を得て行うものとする。

(保存文書の廃棄)

第55条 保存文書は保存期限を経過した後に廃棄するものとする。ただし、保存の必要がないと認める文書は、保存期限以前であっても廃棄することができる。

2 保存期限を経過した文書で、保存する必要があると認めるものは、前項の規定にかかわらず新たに期限を定めて保存するものとする。

3 第1項の廃棄は毎年4月末までに行うものとする。

(文書廃棄にあたっての留意点)

第56条 総務部総務課長又は各課長等は、文書を廃棄する場合において、機密を保持する必要のある文書又は悪用される虞のある文書を廃棄するときは、裁断、溶融、焼却、その他適当な方法により処分し、文書情報の漏洩を防止しなければならない。

第8章 補則

(その他)

第57条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成18年2月20日から施行する。

附 則(平成18年3月28日訓令第32号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第25号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年1月23日訓令第1号)

この訓令は、平成21年1月23日から施行し、平成21年1月1日から適用する。

附 則(平成21年3月31日訓令第23号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第16号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月8日訓令第8号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年5月18日訓令第12号)

この訓令は、平成28年5月18日から施行し、この訓令による改正後のかすみがうら市文書事務規程の規定は、平成28年4月1日から適用する。

附 則(平成30年3月30日訓令第7号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第8号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第13条関係)

課名

課の記号

政策経営課

政策

情報広報課

情広

総務課

総務

検査管財課

検査

税務課

税務

納税課

納税

市民協働課

市協

生活環境課

生活

国保年金課

国保

市民課

市民

社会福祉課

社福

介護長寿課

介寿

子ども家庭課

子家

健康づくり増進課

健増

都市整備課

都市

農林水産課

農林

観光商工課

観光

道路課

道路

会計課

会計

地域未来投資推進課

未来

行財政改革・公共施設等マネジメント推進室

行財

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別表第3(第51条関係)

文書の保存年限

保存年限

文書の種類

永年

1 市議会の議決書及び議事録

2 条例規則、告示、公告、訓令、訓、達及び指令の原義及び関係書類

3 市広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関するもの

5 退職年金及び遺族年金に関するもの

6 褒賞に関する文書

7 不服申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要なもの

8 事務の引継ぎに関する重要なもの

9 財産及び市債に関するもの

10 市税徴収に関する重要なもの

11 都市計画及び計画に関する重要なもの

12 寄附の受納に関する重要なもの

13 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

14 工事に関する重要なもの

15 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの

16 原簿、台帳で特に重要なもの

17 予算、決算及び出納に関する重要なもの

18 不動産の取得、管理処分等に関する重要なもの

19 市の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関するもの

20 その他永年保存の必要を認められるもの

10年

1 議会に関するもの

2 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

3 租税その他各種公課に関するもの

4 補助金に関する重要なもの

5 陳情に関する重要なもの

6 寄附の受納に関する重要なもの

7 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

8 認可、許可又は契約に関する重要なもの

9 原簿、台帳で重要なもの

10 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

11 不動産の取得、管理、処分に関するもの

12 物品の出納簿

13 その他10年保存の必要を認められるもの

5年

1 補助金に関するもの

2 給与に関するもの

3 調査、統計、報告、証明等に関するもの

4 工事又は物品に関するもの

5 認可、許可又は契約に関するもの

6 原簿、台帳

7 文書の発収に関するもの

8 その他5年保存の必要を認められるもの

3年

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会、回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

1年

軽易な文書

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かすみがうら市文書事務規程

平成18年2月3日 訓令第2号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第6章 文書・公印
沿革情報
平成18年2月3日 訓令第2号
平成18年3月28日 訓令第32号
平成19年3月27日 訓令第6号
平成19年3月27日 訓令第25号
平成21年1月23日 訓令第1号
平成21年3月31日 訓令第23号
平成22年3月31日 訓令第16号
平成24年3月8日 訓令第8号
平成26年3月31日 訓令第3号
平成27年3月31日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第9号
平成28年5月18日 訓令第12号
平成30年3月30日 訓令第7号
平成31年3月29日 訓令第8号